3 tool-uri gratuite de Project Management pentru firmele mici

Fie că ești la început și tocmai ți-ai deschis o firmă, sau ai deja o firmă mică, pentru o mai bună organizare internă a proiectelor soft-urile de Project Management sunt un must și nu o fiță. Am întâlnit persoane care lucrau la firme mici și își organizau task-urile în Google Sheets. Bine, decât deloc orice formă de organizare e bună, dar când sunt soluții mult mai eficiente care nu challenge-uie bugetele firmei în niciun fel, de ce să nu apelăm la ele?  

Acest articol e dedicat firmelor mici pentru care o investiție în soft-uri ca JIRA sau Rally nu și-ar găsi justificarea. O să fac un articol și cu tool-uri de project management eficiente pentru companiile mari. 

Așadar, revenind, lucrezi într-o firmă mică ca pm și simți cum proiectele nu se termină niciodată la timp? Nu ai controlul pentru că angajații se fofilează în a-ți trimite raportul ăla pe mail pe care tot îl soliciți în ședințe? Sau poate ești un angajat care te-ai săturat să scrii povești în mail-urile cerute de șef cu statusul proiectelor, si vrei pur și simplu să îți organizezi mai bine task-urile împreună cu colegii tăi? Pentru tine am făcut acest research, am căutat cele mai bune tool-uri free, le-am instalat, le-am testat și ți-am făcut un review cu pro și cons. Ca să știi ce să alegi. Inițial am testat 7 tool-uri, am făcut printscreen-uri, dar apoi am realizat că urma să iasă un Godzilla de articol, și m-am limitat la 3 dintre ele. Dacă sunt doritori, o să revin și cu celelalte tool-uri testate într-un articol viitor. 

1. ZOHO Projects

Urmând link-ul din titlu ajungeți pe pagina celor de la Zoho unde vă creați rapid un cont folosind numele și adresă de mail și în câteva secunde primiți pe mail link-ul de activare și link-ul către dashboard-ul vostru unde puteți să adăugați proiectul. Singurul. Adică versiunea free a softului permite crearea unui singur proiect. Partea bună însă este ca puteți adaugă câți useri doriți și le puteți asigna task-uri. Din păcate însă, capacitate de stoarge în versiunea free e de doar 10mb, ceea ce înseamnă că upload-ul de fișiere/documentație e foarte limitat. 

Crearea proiectului

Ce poți face? 

Organizare de task-uri, prioritizare, asignare responsabil de task, mutarea și închiderea task-urilor.

Cât costă să faci upgrade? 

În funcție de planul tarifar ales (pe luna) upgrade-urile la features diferă. Cu cât planul tarifar e mai mare, cu atât ai opțiuni mai multe.

2. TRELLO

Cu Trello chiar am lucrat la o companie. așa că pot spune că sunt familiarizată cu utilizarea lui. Trello e un soft ceva mai diferit decât celealte, pentru că dashboard-ul folosește sistem-ul de carduri per project. Trello folosește Kanban-un sistem de project management dezvoltat de către vicepreședintele Toyota, Taichii Ohno. Având în vedere că vorbim de un japonez, Trello nu avea cum să fie altfel decât eye-candy și eficient. Cardurile sunt ușor de mutat, de personalizat în funcție de prioritate, se pot asigna useri pe fiecare proiect și chiar pe fiecare board story. E foarte intuitiv și se lucrează ușor cu el. 

The Good & The Bad 

Trello nu limitează numărul proiectelor și al userilor. Limitarea vine tot în materie de stocare. Inițial ai 10mb de storage, ceea ce la fel ca și în cazul Zoho, te limitează la upload-ul de fișiere/documentație. Dar partea bună e că dacă trimiți invitații către alți membri, poți ajunge foarte rapid la 250mb spațiu de stocare/anual. 

De asemenea, upgrade-ul la versiunea plătită Trello e foarte affordable, adică 5$ pe lună sau 45$/an.  

Pentru o mobilitate mai mare, pentru ca știm că project managerii sunt mai mereu în ședințe, poți descărca gratuit Trello pe telefonul mobil din Android Store și AppStore.  

Un downsize al acestui tool este faptul că nu oferă un tracking al task-urilor și un history per user sau per dată si să poți filtra opțiuni ca: activitatea proiectului pe o anumită perioadă, task-urile asignate unui ușer. Dar măcar e intuitiv, colorat, ușor de cusomizat și mai user friendly de atât dacă ar fi, ar face cosplay la comic-con costumat într-un big fat emoji. *wink-wink*. 

3. ASANA

Prima dată am aflat de Asana în urmă cu 2 ani de la o prietenă care lucra ca marketing manager la un magazin online de fashion din România. Ne amuzam copios că erau 5 oameni într-un birou și își asignau task-uri în Asana. După câteva luni însă, prietena mea a recunoscut că a reușit să gestioneze mai bine proiectele. Împinsă de curiozitate, mi l-am instalat și eu să văd cum funcționează și ce oferă.  

Asana a fost creat de co-fonderul Facebook Dustin Moskovitz. Inspirat probabil din ceea ce obișnuia să fie Facebook la începuturile lui, o rețea socială simplă, curată, fără briz-briz-uri și posibilitatea de pimping profile (thank God!) a creat ASANA după chipul și asemănarea Facebook. Ei, nici chiar, dar a păstrat simplitatea designului și un UX foarte bun. 

Singura limitare pe care o impune ASANA este la numărul de utilizatori: maxim 15. Pentru doar 8.33 $ pe luna per utilizator se face upgrade la versiunea premium care include și alte capabilități ale softului. 

Să recapitulăm

  • Cel mai user friendly: Trello
  • Cel mai complex: Asana
  • Cel mai intuitiv: Zoho
  • Cel mai bun pret la versiunea premium: Trello
  • Cel mai apreciat de companiile medii & mici worldwide: Asana
  • Aplicatii native de Android si iOs: Trello & Asana (Zoho doar pentru Android).

 

Related Post

Leave a Comment